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              淺談 | 三體系內審員提高自身審核水平的幾點體會

            時間:2016/7/28 9:30:40 閱讀人次:769

                作為一個企業三體系(質量、環境、職業安全.本文以下簡稱為QEOHSMS)內部審核人員,既是企業管理體系建立實施的策劃者和參與者.又是企業管理體系實施運行的執行者和指導者:既是企業管理體系實施情況的審核評價者.又是預防、糾正措施的實施者和監督驗證者。內審員在企業內既是相對獨立的專業人員.又要同企業的管理人員、內部相關部門、體系覆蓋的相關方和第三方認證機構等打交道。這就要求內審員必須要具有知識全面、經驗較豐富、技術熟練、全面準確、客觀公正、應變自如的素質,對內審員的表達能力、觀察能力、分析判斷能力和組織協調能力等均有較高的要求。

            筆者是一名QEOHSMS內審員,有一些微薄的審核經驗.那么如何提高QEOHSMS內審員自身的審核水平.筆者認為.QEOHSMS內審員應做到以下幾點要求:吃透體系標準、了解企業特點、熟悉工作程序、善于溝通協調、重在持續改進。

            一、吃透體系標準

            是指對所在企業采用的管理體系標準及相關標準的規定要求有較全面的了解。要吃透標準就必須多參加培訓,加強自學。IS09001、IS014001、0HSASl8001等標準看似簡單,其實要真正學懂弄通、會用。并不那么容易,非下番功夫不可。因為這些標準產生在科學技術先進和經濟發達的工業國度里.有較高的要求和較豐富的內涵。這三類標準均有相同的管理體系原理,是。建立在這樣幾種基本的思想基礎之上的。

            即一是“過程”的思想.這是一個極其重要的概念.這三類標準就是建立在“所有的I作都是通過過程來完成的”這樣一種認識基礎之上的:

            二是文件化的思想.有效的QEOHSMS體系是正規化的.正規化的前提是文件化.有了文件化的制度,企業的管理才能有據可依,有章可循:

            三是管理者推動和顧客(相關方)推動的思想,這三類標準均強調了管理者和顧客(相關方)的作用。從而能夠保證整合管理體系的有效運行和持續改進:

            四是規范化而不是統一化的思想.視企業不同的生產經營狀況.各種過程并非要求統一模式控制.無論過程如何控制.最終必須達到這三類標準的規范化要求:

            五是突出過程控制(包括質量、環境因素和危險源控制)和預防為主的思想。

            二、了解企業特點主要指要了解企業的產品技術、設備裝置、工藝特點或水平、組織機構和市場、文化背景等。對照標準判斷所在企業是屬于硬件型、軟件型、流程性材料型或服務型中的哪一類型企業。有些企業的產品并不是單一的.而是多品種的綜合型企業.但可抓住企業主要矛盾和特征進行判定。在建立QEOHSMS體系時要照顧到企業其他類型屬性的要求,策劃編制QEOHSMS手冊和程序文件以及管理制度等.

            筆者所在企業生產螺旋焊管.顯然是硬件型企業.其生產主要由各種機械設備(包括生產設備、檢驗設備等)、焊接設備、電氣設備、液壓設備等組合產生,其連續作業性強,生產、檢驗過程環境因素、危險源多,技術接口多,售后服務量小,服務技術水平要求不是很高,產品~旦被使用就很少作追回處理.所以我們選擇GB/T19001、GB/T24001和0HSASl8001作為質量保證模式標準和環境因素及危險源控制標準來建立公司的QEOHSMS體系。因此公司QEOHSMS手冊對IS09001中“7.3設計和開發”要素未作很具體的描述。把重點放到采購、生產和服務提供、(對環境因素和危險源的)運行控制、監視和測量、不符合、糾正和預防措施以及培訓等過程要素的展開與規定上。

            一般講.企業現有的組織機構往往是貫標前早就存在的.不可能完全按標準的要求重新設置.因而其職責范圍與體系要素要求難以一一對應,這就給質量管理和環境因素、危險源控制職責的分配和落實帶來一定的困難.如一個部門可能對應幾個要素或一個要素涉及幾個部門的職能。公司采用的辦法是在相關QEOHSMS程序文件中規定一個主要職能部門和明確幾個相關職能部門加以共同解決,防止扯皮和推諉。

            企業員工隊伍的素質如何.對體系運行的效果有很大的關系。我們在程序文件中突出有關培訓教育的要求,對員工培訓考核的內容、范圍、對象和條件作了規定,形式不拘一格。視公司管理層、技術人員和操作人員的不同情況,規定了多種培訓方式.實際實施的培訓方式如:在崗培訓和集中培訓:內部培訓和送外培訓;專業培訓和業余自學:年度例行培訓和隨時需求培訓等.針對不同的需求采用不同的培訓方式.持續改進.使其適應體系運行的要求。

            三、熟悉工作程序一是指內審員要熟悉建立、運行和審核QEOHSMS管理體系的方法和步驟。二是指內審員要熟悉運行和審核體系的主要依據——QEOHSMS手冊、程序文件和管理制度等。要明白內審員在QEOHSMS審核中應做什么.怎么做.就應首先弄明白什么是審核。審核是為獲得審核證據并對其進行客觀的評價.以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程。QEOHSMS審核一般是針.X'寸QEOHSMS或其要素、過程、產品或服務而進行的。審核的目的主要是驗證QEOHSMS管理體系的有效性、適宜性和充分性.評價是否采取持續改進或糾正預防措施。審核成敗的關鍵在于審核是否是客觀的、系統的和獨立的活動。

            內審工作的主要程序是:提出審核一成立審核組一制定審核計劃一編制檢查清單一首次會議一現場審核一末次會議(同時開具不符合報告)一編制審核報告一跟蹤審核(進行糾正措施并驗證)等九個主要階段。要達到預期的審核目的,就必須做到獨立、公正地開展審核活動。審核的“獨立”是指審核人員的獨立和審核活動的獨立.例如審核員不對自己所屬業務范圍內的QEOHSMS二E作進行審核、不屈服于任何壓力、不遷就任何方的需要、不在審核中進行咨詢、尊重客觀事實等.這些都是審核獨立性的要求。QEOHSMS審核常用的方法是抽樣檢查.但在抽樣時,要素不能抽樣,部門不能抽樣。由于QEOHSMS活動過程的網絡性.以部門為中心進行抽樣時.要兼顧部門QEOHSMS職能活動所涉及的其他相關要素:以要素為中心進行抽樣時.要兼顧要素所涉及的其他相關部門。缺乏內審經驗的新手,最好采用以要素為中心的檢查方法;

            相反內審經驗較豐富的審核員.不妨采用以部門為中心的抽樣檢查方法。比較而言.采用以部門為中心進行現場檢查,難度較大。因為。一個部門的QEOHSMS職能不是單一的.而要涉及到多種QEOHSMS要素.在審核中要捕捉或抽取一個部門的多種QEOHSMS活動的樣本就比較分散.因此內審員必須事先準備好審核檢查清單.不要忽視任何一種主要的QEOHSMS職能,要多方面收集事實材料.并做好記錄。

            四、善于溝通協調筆者是一名QEOHSMS內審員.要同公司管理層、各基層部門和認證機構等打交道.工作中經常碰到需要溝通的問題.因為每個人對標準的理解不一致.有時候會導致對某項問題的意見分歧。尤其是在內審中.常常會遇到審核某部門主管的情況.此時就需要審核員多加注意審核技巧,在提問和溝通時應當語氣緩和。循序漸進.逐步引導思路趨向標準文件的規定和要求.這樣受審核方才會更好的配合完成內部審核并意識到審核員所提出問題的重要性。筆者2004年度在審核某部門的重大危險源控制情況監測記錄時.發現該部門危險源之一——氧氣/乙炔爆炸管理控制檢查記錄中對控制目標實現情況如何一項的檢查中,檢查結果是打“、/”(意思為符合),筆者覺得不合適.但該部門的工作人員認為符合要求就是檢查的情況。

            為此,筆者慢慢與他溝通,提出,其一.記錄中所檢查項目提出的問題為控制情況如何.檢查結果應當是具體的情況,而不是判斷性的結論(“、/”or“X”).這種回答不符合語法邏輯;其二,提出問題,而應分析問題,才解決問題.所給定的結論依據什么定性為“、/”(符合),并無具體的判斷依據(也就檢查的實際情況與標準要求的比較結果)。筆者又輕松的舉了幾個類似的小實例,語氣輕緩,慢慢溝通,最后他們認可了審核員的思路.也覺得此種方式不合適。問題得以解決,審核順利完成。所有這些都要求企業內審員必須具備一定的組織協調能力和語言表達能力.

            五、重在持續改進公司所進行的體系內部審核.其內審檢查清單.筆者大都按部門加要素審核的方式進行的。以體系標準、手冊和程序文件為依據。結合公司實際情況.在全面抽樣的基礎上,重點審核有關生產過程QEOHSMS要素的運行情況,如Q:4.2、7.1、7.2、7.4、7.5、7.6、8;E/S:4.3.1、4.4.3、4.4.4、4.4.5、4.4.6、4.5.3、4.5等。由于企業多年的習慣,如有關文件的審批權限和發放沒有嚴格的規定.有些部門不清楚作廢文件、部門文件和外來文件具體的定義和范圍,多數是一發了事,不作追蹤控制.作廢文件也不及時收回和標注作廢標識,甚至銷毀.以至于在文件控制方面管理較亂。

            內審就是要檢查、發現和糾正這些方面的不良行為習慣,加強公司的基礎管理工作。如QEOHSMS記錄.有些部門不清楚有多少記錄屬于受控QEOHSMS記錄.記錄控制到底控制什么.對記錄的的項目格式隨意修改等問題.通過內審發現這些問題,下達了不符合報告,制定了相應的糾正措施并實施.通過內審意識到.記錄是QEOHSMS有效實施的客觀憑證.必須同QEOHSMS控制程序一樣嚴格管理.并對QEOHSMS記錄控制程序進行了修訂.明確規定各種QEOHSMS記錄的歸口管理部門,以及QEOHSMS記錄的建立、使用和銷毀程序。再如環境因素和危險源的控制情況.

            各部門均采取了一定的控制方式.但控制效果如何,是不是監測其控制情況,往往容易被忽略,其實過程控制固然重要.它是控制結果的必然途徑:但過程控制再有效.如果結果不符合法規和相關規定,控制的目的和意義又從何而談。對控制情況不監測,又如何知道控制結果是否符合.這些問題。沒有內部審核。往往不會暴露出來。內審就要督促這種狀況的改變.從近兩年內審的實踐看,不合格報告開出最多的就是文件控制、內部溝通不暢和過程、績效監視測量控制等方面。通過內審發現問題。改進不足,加強薄弱環節,加強企業基礎管理工作。

            內審的目的是評價和改進QEOHSMS體系。每次內審后都要向被審核部門下達書面的內部審核不符合報告,提出改進要求,完成時間,要求被審核部門制定并實施糾正預防措施。糾正預防措施要形成書面文件.由公司內審員到現場檢查驗收實施糾正預防措施的效果.并在不符合報告的糾正預防措施的驗證欄中簽署驗證結論和內審員的名字.公司審核組存檔并下發給被審核部門.作為管理評審和認證機構跟蹤審核的證明材料。

            資料來源:周磊

             


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